Propuesta de Automatización
Fortis Mayorista
Preparado para Sr. José Carlos Cogorno
Lo que encontramos en el Diagnóstico
Mapeamos 4 procesos centrales del área administrativa y contable de Fortis. Los números hablan por sí solos:
17,660 horas equivalen a la capacidad productiva de más de 110 personas a tiempo completo dedicadas exclusivamente a tipear datos, cruzar planillas y perseguir documentos por WhatsApp.
Desglose por Proceso
Cada proceso tiene un peso diferente en la carga operativa total:
| Proceso | Horas/Mes | Personas | Carga Visual | Costo Mensual |
|---|---|---|---|---|
| Facturas y NC Proveedores | 11,068h | +80 personas | Gs. 415M | |
| Gastos Administrativos (Fact. y NC) | 3,318h | ~20 personas | Gs. 132M | |
| Conciliación Extractos | 3,055h | 10 personas | Gs. 95M | |
| Facturas de Ventas | 219h | ~2 personas | Gs. 47M | |
| TOTAL | 17,660h | +110 personas | Gs. 728M (~$97K USD) |
¿Y si todo esto
se hiciera solo?
Diseñamos una solución que absorbe el 78.7% de la carga operativa.
Así se ve el día a día con la herramienta funcionando:
Navegá las pantallas como si fuera la app real
Antes vs. Después
El contraste entre la operación actual y la operación automatizada:
Conciliación HOY
Recibe por WhatsApp, compara a mano línea por línea. 45 min por proveedor.
Conciliación MAÑANA
Semáforo verde/amarillo/rojo. Aprueba con un click. 5 min por proveedor.
Facturas y NC HOY
Escanea Y tipea todo a mano en el ERP. Cada documento: 8-12 minutos.
Facturas y NC MAÑANA
Escanea, la IA llena todo, confirma con un click. 1-2 minutos.
Facturas de Ventas HOY
Verifica una por una, reprocesa manualmente las que fallan.
Facturas de Ventas MAÑANA
Piloto automático. Solo supervisa el panel. 99% se resuelve solo.
Impacto en Horas Liberadas
La automatización absorbe la mayor parte de la carga operativa de cada proceso:
Conciliación de Extractos
Facturas y NC Proveedores
Gastos Administrativos (Fact. y NC)
Facturas de Ventas
Impacto Económico
El ahorro proyectado por la automatización de los 4 procesos:
| Proceso | Ahorro Anual (Gs.) | Ahorro Anual (USD) |
|---|---|---|
| Facturas y NC Proveedores | Gs. 3,735M | $498,000 USD |
| Gastos Administrativos (Fact. y NC) | Gs. 1,592M | $212,356 USD |
| Conciliación Extractos | Gs. 1,031M | $137,500 USD |
| Facturas de Ventas | Gs. 565M | $75,460 USD |
| TOTAL ANUAL | Gs. 6,925M | $923,316 USD |
¿Por dónde arrancamos?
Recomendamos iniciar con la Conciliación de Extractos como primera Implementación en Matriz. Tres razones:
Mayor impacto inmediato
600 horas/mes concentradas en 10 personas. De 45 min a 5 min por proveedor. Resultado visible desde la semana 6.
Fundación reutilizable
Construye 3 componentes que se reusan en todo lo demás: Conexión Oracle, Motor OCR/IA, y Portal de Proveedores.
El "guardián" del sistema
La conciliación valida que todo lo demás esté correcto. Primero el control, después la carga masiva.
Criterio de éxito: Tasa de matching automático superior al 85% | Tiempo de intervención humana menor a 5 min por proveedor
Cronograma Fase 1 — Implementación en Matriz
8 semanas para tener el sistema funcionando con proveedores reales:
Semanas 1-2: Conexión Oracle + Mapeo
Acceso a BD, identificar tablas de Extractos, Pagos y Proveedores. Capa de conexión segura.
Semanas 3-4: Motor OCR con IA
Entrenamiento para los formatos de extractos. Calibración de prompts. Validación de precisión.
Semanas 5-6: Portal + Algoritmo Matching
Portal web para proveedores. Algoritmo de cruce línea por línea. Dashboard de excepciones.
Semanas 7-8: Piloto Real
5-10 proveedores seleccionados. Ejecución en paralelo al proceso manual. Ajustes finales.
Entregable Final
Sistema funcionando con proveedores reales, validado contra el proceso manual actual.
Despliegue a todas las sucursales (+2 semanas)
Configuración SD-WAN y capacitación local en cada sucursal.
Fase 2: Carga Unificada de Facturas
10 semanas adicionales. Facturas y NC Proveedores + Gastos + Ventas. Reutiliza toda la infraestructura de Fase 1.
Hablemos de Inversión
A continuación veremos el detalle de inversión por fase, las modalidades de pago disponibles y el crédito a favor por el Discovery Express.
Este slide no avanza con flechas — solo con el botón de arriba
Inversión por Fase
La propuesta se estructura en dos fases independientes, cada una con su implementación en matriz y posterior despliegue a todas las sucursales:
Fase 1
ConciliaciónFase 2
Facturas + NC + Gastos + VentasCada fase se recupera en menos de 1 mes de operación automatizada
Ahorro anual proyectado: $923,316 USD · ROI de 28x en el primer año
Plan de Pagos
Pagos atados a hitos de entrega: usted paga a medida que recibe valor. El anticipo de $1,000 USD del Discovery ya está aplicado como crédito en el primer pago.
| # | Cuándo | Concepto | Monto (IVA incl.) |
|---|---|---|---|
| 1 |
Al firmar
Inicio Fase 1
|
Saldo Discovery ($500) + 50% inicial Fase 1 ($4,455) | $4,955 |
| 2 |
Al cerrar Implementación en Matriz Fase 1
Semana 8
|
50% restante Fase 1 ($4,455) + Despliegue a todas las sucursales ($3,300) | $7,755 |
| 3 |
Al iniciar Fase 2
Kick-off Fase 2
|
50% inicial Fase 2 | $8,415 |
| 4 |
Al cerrar Implementación en Matriz Fase 2
Semana 10
|
50% restante Fase 2 ($8,415) + Despliegue a todas las sucursales ($4,400) | $12,815 |
| TOTAL | $33,940 USD | ||
Infraestructura y Soporte Mensual
Costos operativos opcionales: tres escenarios de infraestructura a elección, más un servicio de soporte continuo si la dirección lo desea.
Escenarios de Infraestructura
A. Híbrido Ligero
n8n instalado en servidor existente de Fortis. IA procesada por API de Google (Gemini 2.5 Flash). Datos encriptados en tránsito; Google no los almacena.
B. Híbrido Cloud
n8n alojado en VPS privado en la nube, conectado por VPN a la red de Fortis. IA por API de Google. Mayor aislamiento del servidor principal.
C. Full On-Premise
Todo corre localmente: n8n + modelo IA open source (Gemma) en servidor con GPU dedicada RTX 4090. Los datos nunca salen de la red interna.
Mantenimiento y Soporte Continuo (Opcional)
Soporte y Monitoreo Activo
Monitoreo de flujos automatizados, resolución de errores de integración, ajustes ante nuevos formatos de proveedores, actualizaciones de seguridad y soporte técnico directo al equipo operativo con SLA de 24 horas.
$450
USD por mes
Próximos Pasos
Para iniciar la ejecución necesitamos:
Aprobación del plan
Confirmación de la dirección para iniciar Fase 1
Reunión técnica con TI
Confirmar accesos a Oracle 9i y estructura de tablas
Selección de infraestructura
Escenario A (recomendado): n8n local + IA por API (~$50-80/mes)
Kick-off técnico
Asignación de interlocutor de Fortis para las primeras 2 semanas
Resultado en 8 semanas
Sistema funcionando con proveedores reales, validado contra el proceso manual actual.
Estamos listos para transformar
la operación de Fortis
La infraestructura que construiremos permitirá escalar el negocio sin multiplicar la carga manual del equipo.
Contacto
Elías Ruiz Díaz
Clarity Hub