Propuesta de Automatización
Fortis Mayorista
Preparado para Sr. José Carlos Cogorno
Lo que encontramos en el Diagnóstico
Mapeamos 4 procesos centrales del área administrativa y contable de Fortis. Los números hablan por sí solos:
17,660 horas equivalen a la capacidad productiva de más de 110 personas a tiempo completo dedicadas exclusivamente a tipear datos, cruzar planillas y perseguir documentos por WhatsApp.
Desglose por Proceso
Cada proceso tiene un peso diferente en la carga operativa total:
| Proceso | Horas/Mes | Personas | Carga Visual | Costo Mensual |
|---|---|---|---|---|
| Facturas y NC Proveedores | 11,068h | +80 personas | Gs. 415M | |
| Gastos Administrativos (Fact. y NC) | 3,318h | ~20 personas | Gs. 132M | |
| Conciliación Extractos | 3,055h | 10 personas | Gs. 95M | |
| Facturas de Ventas | 219h | ~2 personas | Gs. 47M | |
| TOTAL | 17,660h | +110 personas | Gs. 728M (~$97K USD) |
¿Y si todo esto
se hiciera solo?
Diseñamos una solución que absorbe el 78.7% de la carga operativa.
Así se ve el día a día con la herramienta funcionando:
Navegá las pantallas como si fuera la app real
Antes vs. Después
El contraste entre la operación actual y la operación automatizada:
Conciliación HOY
Recibe por WhatsApp, compara a mano línea por línea. 45 min por proveedor.
Conciliación MAÑANA
Semáforo verde/amarillo/rojo. Aprueba con un click. 5 min por proveedor.
Facturas y NC HOY
Escanea Y tipea todo a mano en el ERP. Cada documento: 8-12 minutos.
Facturas y NC MAÑANA
Escanea, la IA llena todo, confirma con un click. 1-2 minutos.
Facturas de Ventas HOY
Verifica una por una, reprocesa manualmente las que fallan.
Facturas de Ventas MAÑANA
Piloto automático. Solo supervisa el panel. 99% se resuelve solo.
Impacto en Horas Liberadas
La automatización absorbe la mayor parte de la carga operativa de cada proceso:
Conciliación de Extractos
Facturas y NC Proveedores
Gastos Administrativos (Fact. y NC)
Facturas de Ventas
Impacto Económico
El ahorro proyectado por la automatización de los 4 procesos:
| Proceso | Ahorro Anual (Gs.) | Ahorro Anual (USD) |
|---|---|---|
| Facturas y NC Proveedores | Gs. 3,735M | $498,000 USD |
| Gastos Administrativos (Fact. y NC) | Gs. 1,592M | $212,356 USD |
| Conciliación Extractos | Gs. 1,031M | $137,500 USD |
| Facturas de Ventas | Gs. 565M | $75,460 USD |
| TOTAL ANUAL | Gs. 6,925M | $923,316 USD |
¿Por dónde arrancamos?
Recomendamos iniciar con la Conciliación de Extractos como Prueba de Concepto (POC). Tres razones:
Mayor impacto inmediato
600 horas/mes concentradas en 10 personas. De 45 min a 5 min por proveedor. Resultado visible desde la semana 6.
Fundación reutilizable
Construye 3 componentes que se reusan en todo lo demás: Conexión Oracle, Motor OCR/IA, y Portal de Proveedores.
El "guardián" del sistema
La conciliación valida que todo lo demás esté correcto. Primero el control, después la carga masiva.
Criterio de éxito: Tasa de matching automático superior al 85% | Tiempo de intervención humana menor a 5 min por proveedor
Cronograma Fase 1 — POC Conciliación
8 semanas para tener el sistema funcionando con proveedores reales:
Semanas 1-2: Conexión Oracle + Mapeo
Acceso a BD, identificar tablas de Extractos, Pagos y Proveedores. Capa de conexión segura.
Semanas 3-4: Motor OCR con IA
Entrenamiento para los formatos de extractos. Calibración de prompts. Validación de precisión.
Semanas 5-6: Portal + Algoritmo Matching
Portal web para proveedores. Algoritmo de cruce línea por línea. Dashboard de excepciones.
Semanas 7-8: Piloto Real
5-10 proveedores seleccionados. Ejecución en paralelo al proceso manual. Ajustes finales.
Entregable Final
Sistema funcionando con proveedores reales, validado contra el proceso manual actual.
Rollout Nacional (+2 semanas)
Extensión a las 8 sucursales restantes. Configuración SD-WAN y capacitación local.
Fase 2: Carga Unificada de Facturas
10 semanas adicionales. Facturas y NC Proveedores + Gastos + Ventas. Reutiliza toda la infraestructura de Fase 1.
Hablemos de Inversión
A continuación veremos el detalle de inversión por fase, las modalidades de pago disponibles y el crédito a favor por el Discovery Express.
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Inversión por Fase
La propuesta se estructura en dos fases independientes, cada una con su POC y rollout:
Fase 1
ConciliaciónExtensión a las 8 sucursales restantes: configuración, capacitación y puesta en marcha.
Fase 2
Facturas + NC + Gastos + VentasExtensión a las 8 sucursales restantes: configuración, capacitación y puesta en marcha.
Inversión total (ambas fases)
$31,900 USD
Se recupera en menos de 1 mes de operación automatizada
Ahorro anual proyectado: $923,316 USD → ROI de 28x en el primer año
Forma de Pago
El monto invertido en el Discovery Express se acredita como anticipo de la Fase 1. Dos modalidades a elección:
Modalidad A
Inicio DiferidoFortis completa el pago del Discovery ($500 USD pendientes) y el total de $1,500 USD se descuenta de la Fase 1.
$4,455 USD
Forma: 50% al firmar + 50% al finalizar
Modalidad B
Inicio InmediatoLos $1,000 USD ya abonados se aplican directamente como crédito sin necesidad de completar el saldo del Discovery.
$4,730 USD
Forma: 50% al firmar + 50% al finalizar
La inversión del Discovery ya está a su favor
Independientemente de la modalidad elegida, el monto ya abonado se descuenta íntegramente del primer pago de la Fase 1.
Próximos Pasos
Para iniciar la ejecución necesitamos:
Aprobación del plan
Confirmación de la dirección para iniciar Fase 1
Reunión técnica con TI
Confirmar accesos a Oracle 9i y estructura de tablas
Selección de infraestructura
Escenario A (recomendado): n8n local + IA por API (~$50-80/mes)
Kick-off técnico
Asignación de interlocutor de Fortis para las primeras 2 semanas
Resultado en 8 semanas
Sistema funcionando con proveedores reales, validado contra el proceso manual actual.
Estamos listos para transformar
la operación de Fortis
La infraestructura que construiremos permitirá escalar el negocio sin multiplicar la carga manual del equipo.
Contacto
Elías Ruiz Díaz
Clarity Hub